Una de las características más utilizadas de una Intranet es su capacidad para llegar a todos los miembros de la organización sin necesidad de instalar software adicional en sus computadores, ya que todo el contenido es accesible utilizando un browser estándar.

Esta ventaja permite centralizar la entrega de información corporativa: noticias, boletines, instructivos, campañas, etc.

Junto a la información corporativa, la Intranet puede utilizarse para entregar información útil para la operación, desde una agenda telefónica hasta reportes o planes.

La Intranet resulta ser el lugar más adecuado para publicar normativa que debe ser conocida por todos, e incluso puede ser utilizada para coordinar los grupos de trabajo que generan, por ejemplo, manuales, normas, procedimientos y otros documentos.

Para constituirse como el punto de acceso hacia toda la gestión de la empresa, la Intranet debe integrar sistemas propios de ésta, como sistemas contables, de control o ventas.

Para establecer un canal de comunicación, la Intranet debe ofrecer a los usuarios la posibilidad de realizar trámites o gestiones tales como elevar solicitudes, formular ideas, postular a cargos, inscribirse en actividades, etc.

La naturaleza abierta de una Intranet hace que, a pesar de encontrarse por lo general en un ambiente protegido (al interior de las redes de la organización), deban tomarse medidas para regular el acceso a los datos y proteger la integridad de los sistemas.

Una de las medidas más elementales consiste en un control de acceso mediante claves (nombre de usuario y contraseña) para proteger áreas sensibles de la Intranet, como lo son los informes de gerencia o las aplicaciones financieras.

El control de acceso se puede establecer tanto individualmente (permisos de acceso a determinadas personas), como colectivamente (permisos de acceso a un rol).

La base de datos de usuarios puede residir en la misma Intranet o vincularse a un servidor externo, como LDAP.

Una vez que la Intranet está en funcionamiento, resulta útil poder acceder a ella desde Internet, lo cual le da a los usuarios libertad de movimiento y los vuelve más productivos.

El acceso remoto puede establecerse mediante redes privadas virtuales (VPN) o publicando la Intranet directamente en la red Internet. En este último caso, es conveniente el uso de un servidor seguro (https).

La información contenida en la Intranet puede llegar a los usuarios por otros medios, además del web, el cual para ser efectivo requiere que la persona deliberadamente dirija su navegador hacia esa dirección.

Desde la Intranet se pueden enviar mensajes destinados a captar la atención de los usuarios y evitar que dejen de ver alguna información de interés.

Correo Electrónico

El correo electrónico permite enviar a los usuarios boletines, extractos de noticias y avisos automáticos que son duplicados de la información disponible en la Intranet.

La información contenida en el correo electrónico puede además perfilarse de manera de contener sólo lo que es de interés para cada usuario dado el rol que cumple dentro de la organización.

Protector de Pantallas

Otro medio complementario de alta efectividad consiste en la instalación de un protector de pantallas corporativo.

Este protector de pantallas permite desplegar en el computador de cada usuario noticias, avisos, frases corporativas e incluso spots publicitarios (campañas) mientras no se hace uso de él.